Dans un environnement haut de gamme où chaque détail compte, vous serez un maillon essentiel entre l’accueil, la coordination événementielle et le support administratif.
Votre rôle : garantir une expérience fluide, professionnelle et irréprochable à nos clients, collaborateurs, prestataires et équipes internes.
Votre mission principale
Assurer le soutien administratif et opérationnel de la Responsable Événementielle et participer activement à la réussite de la coordination événementielle tout en renforçant ponctuellement l’accueil premium.
Vos responsabilités
A. Coordination Événementielle/ activité prioritaire.
Gestion des réservations & outils
Création et mise à jour des événements dans les outils dédiés.
Saisie rigoureuse des informations (horaires, participants, catering…).
Transcription précise des devis dans EMS.
Suivi des modifications et ajustements.
Documents & organisation
Participation aux feuilles de fonction et au brief hebdo.
Relation client
Réponse aux demandes, définition des besoins, suivi complet de A à Z.
Obtention et saisie des informations de facturation.
Assurer une expérience client exemplaire à chaque étape.
Support opérationnel
Création de menus FR/EN avec allergènes.
Production de supports visuels.
Renfort lors d’évènements : vestiaires, check-in, signalétique.
Coordination prestataires
Demandes de devis (traiteurs, matériel, fleurs…).
Suivi des livraisons & commandes.
Mise à jour des dossiers menus & allergènes.
Coordination interne
Travail conjoint avec JLL (technique) pour les aménagements.
Communication fluide avec la réception et les équipes opérationnelles.
B. Accueil & Réception - selon activité)
Accueil des collaborateurs & gestion des demandes.
Support aux réservations de salles.
Tenue du desk conforme aux standards prestige & confidentialité.
Création des demandes d’accès (extras, prestataires…).
Outils & systèmes utilisés
Outil de réservation événements/réunions.
Messagerie, calendriers, tableurs, espaces partagés.
Portails fournisseurs & outils d’achats.
Votre profil
Anglais courant, français professionnel fortement apprécié.
Excellente aisance informatique et rigueur absolue dans les saisies.
Service client irréprochable (écrit/oral), calme, sens des solutions.
Très bonne organisation, gestion des priorités, fiabilité.
À l’aise avec divers interlocuteurs (opérations, technique, cuisine/service…).
Discrétion et professionnalisme, notamment avec les VIP.
Énergie, adaptabilité et envie d’apprendre dans un univers événementiel premium.
Vos atouts
Expérience en administration, accueil ou services.
Connaissance du monde de l’événementiel, de la restauration ou du luxe.
Notions en gestion fournisseurs.
Je me crée un espace collaborateur